Tips uit de intervisiebijeenkomst

Zorgorganisaties werken hard aan de implementatie en de borging van het Convenant Medische Technologie (CMT). Het CMT geeft invulling aan de risicobeheersing en het veilig toepassen van medische hulpmiddelen binnen ziekenhuizen; een belangrijk onderdeel van patiëntveiligheid. Het CMT wordt door veel zorgorganisaties op verschillende manieren geïnterpreteerd en geïmplementeerd. Hierin zitten uitdagingen, maar ook mooie kansen om met en van elkaar te leren. Op 12 september organiseerde Q-Consult Zorg de Intervisie Convenant Medische Technologie. Uit de bijeenkomst met 18 deelnemers van 13 zorginstellingen zetten wij voor u de 5 belangrijkste tips op een rij.

1. Productdossier op orde

Een basisonderdeel voor de implementatie van het CMT is het productdossier. Zorg dat deze basis op orde is. Voor zowel grote als kleine zorgorganisaties is hierin een gestructureerde aanpak, waar mogelijk ondersteund door IT, essentieel. Dit is onmisbaar voor een soepel verloop van de gehele levenscyclus van een hulpmiddel. Zorg bij het vullen van het productdossier dat op het juiste moment de juiste disciplines aangehaakt worden die de aanvrager ondersteunen in dit proces (inkoop, medische techniek, kwaliteit, etc.).

Figuur: Levenscyclus van een medisch Hulpmiddel

Figuur: Levenscyclus van een medische Hulpmiddel

2. Gebruik van productcategorieƫn bij Risico Classificatie

Het bepalen van het risico van een medisch hulpmiddel is niet eenvoudig, omdat er vanuit verschillende brillen naar gekeken kan worden. Hierin wil je voorkomen dat een pleister een high risk hulpmiddel wordt. Het is belangrijk om de zorgprofessional te betrekken bij deze risico classificatie. Deze is vaak erg goed in staat om die inschatting te maken. Het maken van productcategorieën waarbij medische hulpmiddelen in clusters worden ingedeeld helpt om dit proces behapbaar te maken. Per cluster worden vervolgens de bekwaamheidseisen vastgelegd. Zijn er verschillen tussen afdelingen omdat een apparaat bijvoorbeeld vaak of minder vaak gebruikt wordt? Laat hier dan ruimte voor en leg dit vast.

3. Slimme inzet van een Prospectieve Risico Inventarisatie (PRI)

Hoe zorg je er voor dat een PRI bij de aanschaf van een hulpmiddel niet een vinklijstje wordt dat eventjes snel wordt ingevuld? Zorg dat de juiste disciplines worden betrokken (gebruikers, medische techniek, inkoop) en zorg voor opvolging van de verbeterpunten die uit de PRI komen. Maar draaf ook niet door met de inzet van PRI’s. Gebruik bijvoorbeeld het ‘Jeroen Bosch model’ waarbij op basis van een risico-inschatting wordt bepaald of geen, een eenvoudige of meer uitgebreide PRI noodzakelijk is. Een eenvoudige PRI? Vul de vooraf opgestelde vragenlijst dan wel samen met alle betrokken disciplines in!

4. Betrekken van medisch specialisten bij bevoegd- en bekwaamheden

Het vastleggen van de bevoegd- en bekwaamheden van medisch specialisten is nog een uitdaging voor de meeste zorginstellingen. Met name het meekrijgen van de medisch specialisten. Daarom is het belangrijk om hen vroeg in het proces hierbij te betrekken. Door bijvoorbeeld het aanhaken van het medische stafbestuur of te zorgen voor één verantwoordelijke per vakgroep. Ook het aanhaken van de arts-assistenten is hierin essentieel. Daarnaast helpt het laagdrempelig toetsen van de bevoegd- en bekwaamheden (handig tijdstip, kort, gebruik van scenario’s i.p.v. losse handelingen) bij het creëren van draagvlak.

5. Inzet van audit voor het bepalen van de volgende stappen

Vaak weet een zorginstelling wel ongeveer wat er al goed gaat en waar de aandachtspunten liggen rondom het CMT. Maar hoe maak je dit objectief en bepaal je de focus in verdere implementatie? Een audit op het volledige CMT is hierin een nuttig hulpmiddel. Een combinatie van een documentaudit en de inzet van traceraudits is hierbij aan te raden. Je kunt dit zowel door interne medewerkers uit laten voeren als een externe partij hiervoor vragen. Een externe blik is objectief, geeft frisse inzichten en kan helpen bij het creëren van momentum. Een interne blik maakt het mogelijk nog meer door te vragen vanuit de context van de organisatie. Een externe auditor gecombineerd met een interne auditor kan hierin een optimale aanpak zijn.

Meer weten?

Meer weten over hoe u het Convenant Medische Technologie implementeert en borgt? Neem contact op met Stephanie Daleweij of Rebecca Baart.